「ご査収ください」は社会人の必須ワード
今はメールで様々な書類を送ることが増えていますが、その中で必ずと言ってもいいほど目にすることになるのが「ご査収ください」という言葉です。ビジネス文書の中では「見てみてください」というような口語で依頼することはまずなく、「ご査収ください」などの言い回しが必要となります。しかし、「ご査収ください」のように慣れ親しんだ言葉だとしても意外と間違った使い方や対応をしている人は多いのです。
ビジネスシーンにふさわしい言葉を選び使うことができると、しっかりした人だという印象を与えることに繋がります。「ご査収ください」の正しい意味やニュアンス、用法について改めて確認してみましょう。
「ご査収」ってそもそもどういう意味？
「ご査収ください」という言い回しでよく知られているものの、改めて「ご査収」とは何だろうと考えてみたことはあるでしょうか。
ご査収というのは、「査収」に尊敬語を作る「ご」がついたもので、「査収」は「金品や書類などを調べて受け取ること」という意味を持ちます。「査」という字は「検査」「査察」などの言葉があるように「調べる」の意で使われ、「収」は「受け取って入れる」という意味を持っています。そのため、「査収」はただ受け取ることではなく、「受け取り、確認して、しまう」というニュアンスを持っています。
ですから、とりあえず受け取ってほしいという場合には「ご査収ください」とは言いません。上司あてのハガキなどが届いていた場合に、「ご査収ください」と言って渡すのは不適切な使い方となります。しっかり受け取りの際に確認をお願いしたい、目を通してほしい金品や書類に対して使うのが適切です。
「ご査収ください」には様々な言い回しがある
「ご査収ください」という言葉は、実際のビジネス文書では、様々な言い回しで使われています。よく見かけるものをいくつか紹介します。
- 「ご査収ください」
- 「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」
- 「ご査収くださいませ」
- 「ご査収いただけましたら幸いです」
- 「添付ファイルをつけましたのでご査収願います」
- 「ご査収の上、ご高覧いただけましたら幸いです」
「ご査収ください」は様々な言い回しがされていますが、どれも意味は同じです。全体の文章の雰囲気や、相手との関係によって言い回しを選択することになります。こうした言い回しを複数覚えておくと、文章を作る際にもスラスラと出てくるようになります。
「ご査収ください」を使う場合の注意点・間違った使い方例
「ご査収」を使う場合、細かなニュアンスの違いや類語に気をつけることはもちろんですが、その他にも用法上の注意点があります。
メール本文だけの場合には使わない
「ご査収ください」という表現をする場合には、特別に「査収」にあたる操作・動作が必要になります。たとえ確認してほしい内容だとしても、メールの本文にそのまま内容が書かれているような場合には、「ご査収ください」とは使いません。この場合は「ご確認下さい」が適切です。
「ご査収ください」の間違った使い方例
「お疲れ様でございます。
先日の報告書の中でご指摘いただきました、数字の間違いについて修正いたしました。
以下、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
【A社売上報告】
商品名 数量 金額 合計
●●● 12 \1,000 \12,000
△△△ 40 \2,200 \88,000
××× 25 \4,000 \100,000」
調べる必要がないものに対しては使わない
「ご査収ください」のニュアンスは、「受け取って目を通して下さい」という意味です。そのため、既にチェックを済ませているような場合や、それ以上確認の必要がないような内容に対しては使いません。
「ご査収ください」を間違って使っている例
- 「先日ご確認をいただきました書類ですが、誤字を見つけましたので修正いたしました。内容上の変更はありません。ご査収ください。」
- 「お疲れ様です。来週のスケジュールは、木曜に会議を予定しています。ご査収ください。」
「ご査収ください」は口語では使わない
「ご査収ください」というフレーズは、「ご査収ください」はビジネス文書では使われますが、ビジネス上の直接の会話やスピーチの中では基本的に使われることはありません。基本的に口語では使わず、文章の中で使われる文語にあたります。そのため、スピーチなどだとしても「ご査収ください」と言ってしまうと、意味は通じますが違和感がありますので注意しましょう。口語では、「ご確認下さい」「お受け取り下さい」「お目通し下さい」などが適当です。口語で用いず、文語で用いる言葉だと認識しましょう。
「ご査収ください」は丁寧な命令をする表現
「ご査収ください」は一見丁寧な表現に見えますが、あくまで命令を丁寧にしたものになりますので、目上の相手や取引先との関係によっては「上から目線で気に入らない」と感じさせてしまうこともあります。命令の形にせず、依頼の形を取るのであれば、「ご査収のほど、宜しくお願い申し上げます」など「～してください」の形にせずお願いする形を取りましょう。
- ×「今度の部内ミーティングですが、○○取締役にもご参加いただきたく存じます。こちらは会議の議題と事前資料になります。ご査収の上、ご出席下さい」
- ○「今度の部内ミーティングですが、○○取締役にもご参加いただきたく存じます。会議の議題と事前資料を添付いたします。ご査収のならびにご出席のほど、何卒宜しくお願い申し上げます」
「ご査収ください」を使ったビジネスシーンでの例文
ビジネスシーンにおいて、「ご査収ください」を使う場面の例文を見てみましょう。解説しながら紹介しますので一緒に考えてみてください。
メールでの「ご査収ください」
- 「お見積書を添付いたしますのでご査収ください」
- 「会議資料を添付いたしました。ご査収のほど宜しくお願い申し上げます」
メールでは、基本的に「ご査収ください」はメール本文以外の資料などの受け取りをお願いする場合に使います。添付ファイルが主ですが、最近はリンク先からダウンロードできるようにするなど、様々な方法がありますので、それらの受け取りや確認については「ご査収ください」で依頼します。
郵送文書での「ご査収ください」
- 「契約書類一式を同封いたします。ご査収宜しくお願い申し上げます」
- 「お手数ではございますが、同封しております先日の発表資料のDVDもご査収くださいますようお願い申し上げます」
郵送の場合は、基本的に書類やDVDなどの内容を確認してほしい時にも使うことができます。この時、送り状などに本文を記載し、査収が必要な書類とは別にしておきます。
広告や公文などでの「ご査収ください」
- 「今回新発売の○○シリーズのマニュアルは、以下のURLからダウンロードが可能です。必要な方はこちらからダウンロードならびにご査収のほどお願い申し上げます」
あまり多くはありませんが、不特定多数の人に行動を促すための広告や公文などの中で使われるケースもあります。この場合もメールや文書の場合と特に違いはありませんが、普段やり取りをしている相手ではありませんので、「何を」「どこから」査収するのか明確に示すように注意してください。
「ご査収ください」と依頼されたらどう答えればいい？
「ご査収ください」と依頼された場合には、どのように回答するべきかも正しく知っておくと良いでしょう。「ご査収ください」と資料をもらう場合には、できるだけ目を通したこと、もしくは目を通す旨を回答するのが望ましいです。
- ○「ありがとうございます。確認させていただきます」
- ○「いただきました資料、拝見させていただきました。問題ありません。ありがとうございます」
- ×「受け取りました。ありがとうございます」
新入社員など、慣れないうちは「ご査収ください」と言われて、慌てて返事をして「ご査収させていただきました。ありがとうございます」と言ってしまったりします。「査収」は自分で行う場合には使うことはないですし、敬語の使い方としても自分の行為を「ご査収」と言ってはいけません。
また、回答する際に、「受け取りました」だけでは実際にチェックをしてもらえたのかが伝わりません。相手に対して慣用句的に「受け取って下さい」ということならそれで問題ないですが、チェックや確認もしてほしいと思っている可能性がありますので、できるだけ目を通した方が望ましいです。慣れてくると「受け取って下さい」だとばかり思って、つい後回しにしているうちに忘れてしまいますので気をつけましょう。
「ご査収ください」の類語とニュアンス
「ご査収ください」は類語表現も多く、そのニュアンスの違いに気をつける必要があります。ビジネスシーンでは、商品の納品や書類をするシーンを除いては、「ご査収ください」が使われることはほぼありません。
一般的には「ご確認下さい」が使える
書類でもお金でも、また物品でも、様々なものに対して使うことができるのが「ご確認下さい」という表現です。丁寧さの面でも、「ご確認下さい」は「ご査収ください」と遜色ありませんので、迷うようであれば「ご確認下さい」を使うと良いでしょう。ただし、「受け取って下さい」のニュアンスは弱くなりますので、受け取ることが明確な状況で使うようにしましょう。
時には、「ご査収の上、ご確認を宜しくお願いいたします」のように併記する場合もあります。この場合は、特に確認に関して強く念を押す表現となります。
- 「新しく更新した見積書を添付しますので、ご確認下さいますようお願いいたします」
- 「結婚式のご祝儀で、お預かりしていた分になります。ご確認下さい」
一般的には「お受け取り下さい」も可能
「ご査収ください」の意味としては、「受け取って確認して下さい」ということになりますが、「ご確認下さい」というほど確認が必要ない場合は、「お受け取り下さい」が一般的に用いられます。「ご査収ください」は「お受け取り下さい」を少し固くした言い方とも言えますが、「お受け取り下さい」と使う場合は、基本的にチェックなどが不要なものにとどめておいた方が良いでしょう。
- 「先週、出張で九州支社に行って参りましたので、お土産を買ってきました。お受け取り下さい」
- 「本製品のカタログを入口にて配布しておりますので、どうぞお受け取り下さい」
「お納め下さい」はお金に関して使う
ビジネスシーンにおいては、お金を渡す場合にはほとんどの場合「お納め下さい」を使います。「ご査収ください」は金品についても使える言葉ではありますが、今は昔と違い、確認が必要な多額の現金を直接受け渡すシーンは少なくなっているため、「ご査収ください」が適さなくなってきています。お金を受け取り、数えてもらうような場合を除いては、「受け取って下さい」の意で「お納め下さい」が適切です。
- 「こちらは先日建て替えていただいた、飲み会の会費です。お納め下さい」
発注物の納品では「ご検収下さい」も使える
発注されていた商品やサービスを納品する場合にも、「ご査収ください」は使えなくはないのですが、この場合は「ご検収下さい」がより適切となります。「検収」はただ「調べて受け取る」だけでなく、「納品された商品やサービスの質や数量が条件や基準を満たしていることの確認」という意味を持ちます。そのため、「検収」はひとつの取引の終了（進展）を表しますので、受け渡しや確認よりも深い意味を持っているのです。
- 「ご発注のシステムについて、マニュアルと仕様書が完成いたしました。ご検収のほど、宜しくお願い申し上げます」
書類の確認を求める場合は「ご指導下さい」も可
取引先に提出する前に、まずは社内で確認をしてもらいたいといった場合には、「ご査収ください」ではなく「ご指導下さい」でも大丈夫です。このケースでは査収の目的が確認してもらい、必要な事項について指導をもらうことですので、「ご指導下さい」の方が意図が伝わりやすくなります。逆に言えば、指導を必要とする場合は、できるだけ「ご査収ください」よりも「ご指導下さい」「ご査収いただき、ご指導をいただけると幸いです」のように、受け取るだけじゃダメだというニュアンスを出した方が良いでしょう。
- 「A社への提案書を添付します。ご査収いただき、ご指導いただければ幸いです」
- 「今度の役員会向けの資料を添付します。ご指導のほど、宜しくお願い申し上げます」
「ご査収ください」は慣れに注意して使おう
「ご査収ください」はビジネスシーンで頻繁に出てくる言葉ですので、気付けば使っていたりしますから、特段気に止めて使うことはないかもしれません。しかし、慣れがあるからこそ、時には違和感を覚える使い方がされていたり、また受け取る側も「ご査収ください」を「受け取って下さい」の意味だけだと考えてしまって失敗することもあります。
正しい意味やニュアンスを理解してこそ、適切な使い方や対応ができますので、自身の「ご査収ください」の使い方や対応について、今一度考え直してみましょう。
