飲み会の日程調整ポイント６上手くスケジュールを立てるには

飲み会の幹事を仰せつかった新入社員が困る日程調整

新入社員の仕事のひとつとして多いのが「飲み会の幹事」で、上司から突然「こういう飲み会したいのだけど、調整宜しく」と言われるケースは少なくありません。こうした仕事もソツなくこなすことができてこそデキるビジネスパーソンなのですが、新入社員に立ちはだかる大きな壁が「日程調整」です。飲み会の日程調整を上手にこなし、評価を上げるためのノウハウをマスターしましょう。

会社の飲み会の日程調整は最も大事

会社の飲み会において日程調整は実は最も大事なタスクのひとつです。日程の決め方ひとつで参加できる人数も違いますし、お店によってはかかってくる費用も違ってきます。主賓や上司などの日程を確実に確保でき、かつ様々な条件を満たす必要がある上、周囲の業務上の状況を考えつつ選ぶ必要があります。

金曜日の夕方など、翌日に響きにくい日程を選ぶことができればベターではありますが、そういったケースばかりではありませんし、サービス業などでは土日も出勤する社員がいたり、シフト勤務の職場ではさらにシフトにも配慮して考える必要があったりと困難を極めます。職場の状況を理解しながら日程調整をするのは、気遣いやセンスが必要となるのです。日程の決め方が悪いと再考を求められたり、クレームが出たりすることもあるので注意しましょう。

上手な飲み会の日程調整のポイント

会社の飲み会を成功させるには日程調整がカギとなります。会社の飲み会の日程調整を上手にこなすためのポイントを整理してみましょう。

１．飲み会の趣旨をしっかり理解する

会社の飲み会の趣旨をしっかり理解することは、日程調整をする上で大事なことです。「プロジェクト終了の打ち上げ」がプロジェクト終了から１か月も後に行われると気持ちが乗りませんし、「新入社員歓迎飲み会」が配属から時間が経ってから行われるのも良くありません。飲み会の趣旨を理解した上で、上司や先輩と相談し、いつ頃までには遅くとも行いたいと目星をつけておくことが大切です。

２．主賓の日程を先に確認しておく

飲み会のスケジューリングで最も大事なことは、主賓となるメンバーの日程を確実に押さえておくことです。他の８割の人が参加できたとしても、大事な２割の人の出席が難しくて日程を変更せざるを得ない場合もあります。こうしたムダを省くためにも、先に主賓の日程を確認しておいて、その後に他のメンバーの参加できる日程を確認するのが良いでしょう。

３．飲み会の候補日・エリアはいくつかに絞り込んでおく

デキない幹事は往々にして「いつがいいですか？」という自由記述にしてしまいますが、これは親切なようでも回答する側は色々検討せざるを得ないために難しく、また人数が多くなるほど集計するときにも面倒になるので失敗のもとです。候補日をいくつか絞り込んでおいて、その中で希望を募るようにした方が決定しやすいものです。できれば飲み会の会場となるエリアも事前に絞り込んでおいてください。エリアによって行ける人が微妙に違ってくることがあります。

４．日程調整の回答に期限を設ける

飲み会の幹事の仕事は日程調整だけでなく、お店の予約や大まかな費用の算出、出席者の最終確認など多岐に渡ります。日程調整ひとつも、いつまでに回答が必要なのか明確に期限を設けておきましょう。「検討中」という人が多くなるほど、イレギュラー要素が増えるので、検討中の人もいつまでに返事がもらえるのか個別に確認しておきましょう。特に時間の無い中での調整も多くなりますので、期限が過ぎたら素早く集計し、一気にタスクを進めていきましょう。

５．日程確定後もキャンセルには注意

日程調整をして、正式に飲み会の案内をしたとしても、それでもやむを得ない事情からキャンセルが発生することはあります。参加人数が変わるとお店によってはキャンセル料が発生することもありますので、いつまでならキャンセルが可能か、その後のキャンセル料金の扱いなども含めて早めに連絡しておくようにしましょう。

６．日程調整ツールを活用する

飲み会の日程調整は、個別にメールをもらったりしていては人数が増えるほど集計に時間がかかります。最近はオンライン上で無料で日程調整ができるツールが増えていますので、活用することで会社のグループウェアなどを使うより効率的に日程調整ができます。うまく活用すると日程調整が楽になりますが、管理職相手の場合はツールに頼らず、直接伺うようにした方が印象としても良いでしょう。

会社の飲み会の日程調整をする上で覚えておきたいマナー

飲み会の日程は、うまく調整しないとなかなか決まらない事が多いです。会社の飲み会の日程調整をする上でのマナーについてもしっかり覚えておきましょう。

役職者の人には直接伺って都合を確認する

社長はもちろん、役員や部長といった役職者に当たる人には、直接日程調整について伺うようにするのがマナーです。飲み会の要綱の確認や返事はたいした手間ではありませんが、重要な業務を数多く抱える役職者の場合、多くの連絡ごとの中で埋没する可能性が高いことを理解する必要があります。「連絡したのに返事をしてもらえない」と考えず、「直接確認して回答の手間を省いて差し上げよう」と考えるようにしましょう。

日程はできるだけ余裕をもって調整する

急に飲み会の予定を決められると困ってしまうという人も少なくありません。できれば１か月程度前から予定を大まかに決めておいて日程調整を行っておきたいものです。特に多くの人の参加を求めるような飲み会では、余裕をもって日程調整を行うようにしましょう。

リマインドは失礼ではない

新入社員だと、思ったように返事をもらえないと気後れしてしまってリマインドを送れない人もいます。社会人になると、毎日処理しなくてはならない情報量が多くなるため、些細な用であったり、後回しにしてしまったまま返信を忘れてしまったりするということも多くなります。リマインドは失礼ではなく親切ですので、２～３回程度であれば気にせず行いましょう。

飲み会は繁忙期を避けた日程で調整を進める

たとえ必要な飲み会を開くとしても、業務の忙しい繁忙期は避けた方が無難です。特に部署をまたがっての飲み会になると、部署によって事情が違いますので、内部の事情をまず確認してから行う必要があります。クリスマスパーティーなどの場合、家庭やプライベートの用で忙しい人も多いので、クリスマスイブや当日は避けて前もって行っておくのがマナーです。

社外の人を飲み会に招く場合は別途連絡する

場合によっては、会社の飲み会に社外の方を招待することもあります。その場合には、必ず事前に社内に通知しておくことはもちろん、社内の人と同じように連絡をするのではなく、文面などもビジネスマナーにのっとった外向きのメールなどを別途作って連絡します。飲み会ですから基本的には業務外になりますが、ビジネスマナーを崩さないように注意しましょう。

ビジネスマナーとして重要なメールの送信・返信ルールとは

飲み会の日程調整依頼メールの例文

会社の飲み会の日程調整を依頼するメールの例文を見ながらポイントを確認しましょう。

飲み会の日程調整においては、しっかり関係者に飲み会の趣旨を伝えるようにしましょう。趣旨を伝えるのは、重要度を伝えることとイコールです。この場合は送別会ですので、余程の事情が無ければ極力参加しようと思ってもらえるはずです。

また、できるだけ連絡は簡潔にまとめること、そしてメールの件名で内容がわかるようにすることが大切です。日程調整ツールを利用する際の利点のひとつに、調整依頼メールの内容をスッキリさせることができることもあります。

問い合わせについても誰にしたら良いのか明確にしておくと親切です。ほとんどの場合は幹事が担当になりますが、複数人で行う場合は役割分担をしておくと良いでしょう。

会社の飲み会の日程調整に慣れると仕事も上手になる

会社の飲み会の日程調整は最初は難しく感じますが、基本的な考え方は会社で会議などを検討する時と同じですので、飲み会の日程調整に慣れて上手にできれば仕事も上手になります。むしろ普段の業務よりも人数も多く、お店との調整など難易度も上がりますので、調整能力が高まることでしょう。飲み会の日程調整が苦手という人は、どこが足りていなかったのかを良く見直してみて、ぜひ苦手意識を払拭しましょう。